Државниот завод за ревизија откри сериозни пропусти во процесот на дигитализација на матичните книги, кој што трае повеќе од една деценија и досега е инвестирано над половина милијарда денари (приближно 8,5 милиони евра). И покрај ова огромно вложување, процесот сè уште не е завршен, а голем број граѓани сè уште добиваат изводи од матичните книги издадени со помош на машина за пишување.
Според ревизорите, од предвидените активности се скенирани само 52 отсто од матичните записи, додека во електронскиот регистар се внесени 49 отсто, што укажува на големо заостанување во имплементацијата. Оваа недовршеност го попречува поедноставувањето и забрзувањето на административните услуги, како и подобрувањето на квалитетот и достапноста на податоците кои ги користат институциите.
Ревизијата исто така откри дека проектот на дигитализација го чинел државниот буџет драстично повеќе отколку што било планирано – трошоците се зголемиле од првично планирани 13,1 милион денари на над 157 милиони денари само за една фаза, додека вкупните трошоци од почетокот на проектот во 2012 година достигнуваат над 520 милиони денари.
За да се забрза процесот, во периодот од 2018 до 2024 година биле ангажирани 216 лица со договори за дело, со цел да се внесуваат податоци во електронскиот матичен регистар. Меѓутоа, ревизорите утврдија дека многумина од нив не работеле на внесување податоци, туку биле ангажирани на други работни задачи, при што за оваа намена се исплатени повеќе од 30 милиони денари.
Покрај тоа, Управата за водење на матичните книги нема обезбедено соодветни услови за чување и заштита на архивскиот материјал и матичните книги од трајна вредност, дел од кои се оштетени или веќе не можат да се користат како доказ за запишаните податоци. Отсуствува и систем за централизирана евиденција и лоцирање на книгите, што дополнително го зголемува ризикот од нивно губење или оштетување.
Ревизорите укажуваат и на неусогласеност меѓу законската регулатива и подзаконските акти, кои доведуваат до издавање на нецелосни и неунифицирани изводува на граѓаните. Воедно, е констатиран и значителен недостаток на квалификувани ИТ стручњаци во Управата, што ја загрозува безбедноста на електронскиот систем и овозможува неовластен пристап и можни коруптивни дејствија.
Во Управата се забележани и сериозни пропусти во контролата и надзорот, како и во менаџирањето на корисничките привилегии. Дел од вработените имале пристап до електронскиот регистар надвор од работното време, без соодветна контрола, што отвора дополнителни ризици.
Иако дигитализацијата на матичните книги има потенцијал да го олесни пристапот до услуги преку издавање електронски изводи преку националниот портал за е-услуги, ревизорите укажуваат дека користењето на овие услуги е драстично нееднакво распределено низ земјата. Во главниот град Скопје се издаваат 92% од електронските изводи, додека во поголемите градови и во руралните средини нивната употреба е многу ниска.
Дополнително, во скопското подрачно одделение каде се издава најголем дел од изводите, не се користи системот за земање бројчиња, што создава услови за чекање во долги редици и го зголемува ризикот од корупција.
Ревизорите упатуваат сериозни препораки до надлежните институции да преземат итни мерки за комплетирање на дигитализацијата на матичните книги, подобрување на условите за чување на архивската граѓа, засилување на контролата и безбедноста на системот и обезбедување еднаков и непречен пристап до административните услуги за сите граѓани, без разлика на нивната локација.
